智联文档 ——赞华文档机器人应用案例


自2016年9月在S集团总部所在地部署首台赞华文档机器人,期间历经运行测试、系统的不断调整和优化,截至2017年4月,S公司北京、上海、成都、西安等地7台文档机器人终于全部上线。自此,S公司HR每日面临的大量重复性、低价值的文档处理压力将得到有效缓解,同时,对于经常需要等待,需要走流程审批盖章而获取各类证明文件的员工来说,赞华文档机器人的上线将为他们带来全新的服务体验。
    
近期对于赞华文档机器人的综合调查显示,S公司员工对产品的综合满意度达到4.71 (满分5分),获得广泛好评。


为什么S公司要引入赞华文档机器人?
    
S公司拥有十多万员工,业务遍及世界100多个国家和地区。如此庞大的员工基数,跨地域的人员分布,日常各类低附加值、高频率的文档办理、劳资文件、员工流动材料等工作,对于数量有限的HR工作人员来说,压力可想而知。
    
一方面,企业竞争和人才竞争的加剧需要HR人员用更多的精力真正为企业创造价值,而繁琐的例行性文档处理工作显然占据了HR太多宝贵的时间;
    
另一方面,在这个效率至上的时代,员工需要的是更灵活、更快捷的日常文档提供服务,现行的等待时间长、办理时间限制和跨地域办理等不便,对员工而言也是件烦心事。
    
在这个背景下,自助化文档服务系统——赞华文档机器人呼之而出。


六大功能合体,支持复杂业务的自助服务
    
赞华理解客户需求,推出智能化文档机器人,它集打印、盖章、签字、扫描、装订、归档管理等功能于一体,支持企业自助化办理从劳动合同签署到证明文件等多项业务。

审批业务通常包括收、审、发三个环节,收(收集审批信息和相关材料)、审(审核业务是否符合审批条件)这两个环节涉及业务指导和业务合规性检查,需要有经验的人员进行人工处理,而“发”这个环节,大多是发放核准的批文、证明、证照等,主要业务涵盖打印、盖章、签收、装订、归档等环节,此类业务具有重复性高、业务价值低的特点。
    
赞华文档机器人着重解决的,正是“发”环节的自动化,满足企业自助化处理复杂业务的需求。
    
▶ 内置实体章,满足合规要求
    
目前,电子印章尚未得到决普遍认可,政府、企业的诸多部门仍只认可实体印章盖章文件。赞华文档机器人设备内置可容纳多达33枚印章的章盘,充分满足企业业务的多样性需求。
    
系统可根据不同的业务选择印章类型及盖印位置。当用户选择某项业务时,系统会精确控制印章机器臂自动抓取匹配的印章,并快速移动到设定的用印位置完成盖章。
    
章盘配有2个速干防污印台,确保纸张在传输过程中不被印色污染。
    
印章是管控物品,印章安全自然不容忽视。文档机器人的所有印章均内置在密封的设备中,只有管理员才可取出印章。同时,设备外部设有监控摄像头,所有业务操作均会被监控录像,保障用印安全。
    
▶ 支持在纸上直接签署
    
电子签名也同样尚未得到全社会的认可。如果业务流程需要纸质签署,文档机器人系统将设定签署规则,定义签署页和签署位置,并自动将需要签署的纸张传送到签字口。
    
当用户签署了一页后,传送装置将签字页自动移到下一个环节,新的签字页将自动送到签字口,客户可继续签署文档。

签字版下内置了软硬适中的防滑签字垫,防止在签字过程中,签字笔戳破纸张以及造成纸张滑动。

签字口采用自动滑盖半开口微凹设计,签字页只露出半张并放置在凹槽中,防止签字页被取走,保证业务的安全。
    
▶ 内置纸质文档电子化功能,方便用户查询
    
文档机器人内置纸质文档的扫描成像功能,客户签署后的纸质文档通过高拍仪获得电子图像,系统不仅会将电子图像与用户办理的业务进行关联,同时还将识别校验文档的要素信息,比如,文档是否被用户签署、用户的签字位置是否正确等,对用户签署的文档进行合规性校验,一旦发现不合规,系统将自动回收不合规的文档,并重新打印,提示用户重新签署文档。
    
机器人控制系统将包含业务信息的电子图像传递给业务后台进行数据整合,用户即可通过关键信息查询到自己办理签署的业务文档的电子档案,极大地方便了业务部门和用户。
    
▶ 装订加归档,方便又快捷
    
对于多页文档,机器人可根据业务要求进行装订,内置装订机可支持上千份文档的装订。
    
机器人支持签字页和非签字页按照一定的顺序规则进行整合,之后再装订成一份文件;同时也支持一式多份业务,比如合同,一份装订后交付给客户拿走,一份装订后归档。
    
设备可内置多达5个暂存箱,可暂存不同业务的归档文件,最大的一个暂存箱可容纳200份10页的文档。
    
机器人可配置文档存入暂存箱的编号规则,方便业务人员直接进行档案的归档管理。


随到随办 无需等候 自助化办理为员工带来极大便利 
    
赞华文档机器人拥有超过4000页的超大纸箱及能存储几百份文档的暂存箱,支持业务7*24小时在线办理,员工可任意选择时间办理业务。以往耗时长的各类事务,如今几分种之内便可完成,快速、安全、便利。



赞华文档机器人在节省人力、物力等资源方面的成本优势同样也已在运行中得到印证。2017年,S公司计划在文档机器人上线更多的业务,而机器人在业务办理自助化、服务流程人性化和专业化等方面的特点,也将会得到更多更好的显现。